Rims Hit Regulation: Replica Rims and the Spare Part Exception

We all know that design is one of the key features that car manufacturers focus on to build their brands and develop a loyal customer base. This is particularly true of premium car brands.

Of course, the value of high-end design makes a tempting target for manufacturers and sellers for after-sales parts. This has brought them into conflict with car manufacturers who, naturally, want to protect their intellectual property.

This was the issue at the heart of a recent dispute between BMW and an importer and seller of replica rims.

Copies Cause a Tug of War

Replica RimsBMW has protected the design of its rims on the EU-level by registering them as Community Designs. When BMW became aware of the replica rims, BMW took action against them.

The importer of the replica rims argued that the rims were legal, because they were covered by Article 110(1) of the Community Designs Regulation known as the spare parts exception. This exception essentially states that the owner of a Community Design cannot prevent other parties from manufacturing and selling spare parts.

Given that the regulation is a political compromise that leaves the definition of what exactly is considered a spare part somewhat unclear, the ground was set for the dispute.

Replica Rims Are Not Spare Parts

The scope of the spare part exception has been contested throughout Europe over the past years in various proceedings, typically between car manufacturers and spare part producers or their retailers.

In this Finnish case, the key arguments revolved around a part of the wording of the exception that states that for the exception to apply, the part must be used ‘for the purpose of the repair of [a] complex product so as to restore its original appearance’. In this case, the complex product was a car.

The Helsinki District Court found that rims are not used to ‘restore the original appearance’ of a car, but to improve or modify it. This being the case, the replica rims were not considered spare parts and not protected by the exception.

Rims Alter, Nor Restore, a Car’s Appearance

In its reasoning, the Court compared rims to a front wing of a car. In the Court’s view, a spare part front wing must be identical with the one being replaced, but aluminium rims are used to give the car a different, typically more trendy, appearance.

From a legal perspective, the District Court followed the dominant approach in European case law, citing the recent ruling of the Danish Supreme Court from 10 March 2015 and the well-known decision of the UK High Court in BMW v Round and Metal from 2012 in support of its reasoning

More Certainty for Design Rights Holders

Even though the decision is in line with European case law, it remains precedent setting in Finland. Owners of Community Designs now have more certainty when seeking to intervene in the sale of replica rims in Finland.

If you’re interested in Community design rights, the spare part exception and perhaps EU trade mark law, you should have a look at the recent decision of the Court of Justice of the European Union (CJEU) in Ford Motor Company vs Wheeltrims Srl (C-500/14). In that case the CJEU, responding to a preliminary reference, held, some might say unsurprisingly, that the spare part exception under Article 110(1) does not provide a defence to an alleged trademark infringement.

 

Full disclaimer: we acted for BMW in the dispute.

Sakari Salonen
Kim Parviainen

Patentin puolustajan työkalupakki, extended edition: vältä kilpailunrajoitukset

Immateriaalioikeudet, kuten patentit, tavaramerkit ja tekijänoikeudet, ovat monille yrityksille eräitä kriittisimmistä omaisuuseristä ja samalla kilpailuetuja. Siksi yritysten on tunnistettava mahdollisuutensa suojata liiketoiminnassaan syntyviä innovaatioita ja brändejä. Suojaamisen lisäksi yhtä tärkeää on aktiivisesti puolustaa immateriaalioikeuksia loukkaustilanteissa. Kun yrityksesi oikeuksia loukataan, siihen pitää puuttua nopeasti ja tehokkaasti. Näin loukkaaja ei pääse vapaamatkustamaan innovaatioillasi ja vältät myös riskin siitä, että oikeussuoja menetettäisiin toimettomuuden johdosta.

Immateriaalioikeudet ovat kielto-oikeuksia

Laki takaa oikeuden vaatia, että immateriaalioikeuksia loukkaavaa toimintaa ei jatketa tai toisteta. Mikäli väitetty loukkaaja on eri mieltä loukkauskysymyksestä, asian ratkaisee viime kädessä markkinaoikeus. Markkinaoikeus antaa kieltotuomion, joka voidaan panna täytäntöön viranomaistoimin. Akuuteissa loukkaustilanteissa on usein perusteltua hakea oikeudelta turvaamistoimea. Silloin tuomioistuin asettaa väliaikaisen kiellon loukkaavan toiminnan jatkamiselle, kunnes asia on lopullisesti ratkaistu.

Kieltokanteet törmäyskurssilla kilpailuoikeuden kanssa

Immateriaalioikeudet_kuvituskuva_smallIP-juristin työkalupakkiin on vuosien varrella kertynyt myös monia perinteisen IP-juridiikan ulkopuolisia ilmiöitä. Tuoreimpana esimerkkinä on EU:n tuomioistuimen tuore ratkaisu Huawei Technology Co. Ltd v ZTE Deutschland GmbH (C-170/13). Siinä tuomioistuin linjasi yksityiskohtaisesti, millä menettelyllä standardiessentiaalipatentin haltija voi nostaa kieltokanteen oikeudenloukkaajaa kohtaan. Standardiessentiaalipatentit tarkoittavat patentteja, jotka on otettu osaksi standardia ja joiden patentinhaltija on jo antanut sitoumuksen lisensoida patentin kohtuullisin ja syrjimättömin ehdoin (ns. FRAND-ehdot).

Tuomioistuimen mukaan standardiessentiaalin patentin haltijan on ennen kieltokanteen nostamista muun muassa varoitettava oikeudenloukkaajaa ja toimitettava tälle tarjous patenttilisenssistä. Patentin haltija voi nostaa kieltokanteen rikkomatta EU:n kilpailusääntöjä vain, jos loukkaaja ei tee asianmukaista vastatarjousta.

Kyse on puhtaasti kilpailuoikeuden soveltamisesta. Patenttilaissa ei tällaisista kielto-oikeuden rajoituksista ole minkäänlaista mainintaa. Patenttioikeudenkäynti voikin mennä pahasti metsään, ellei jo prosessiin lähdettäessä oteta huomioon myös kilpailuoikeuden vaatimuksia.

Kilpailuviranomaiset aktivoituneet immateriaalioikeusasioissa

Huawei-tapaus koskee ainoastaan standardiessentiaaleja patentteja. Tapauksen oppeja ei siis pidä venyttää koskemaan kaikkia patenttiriitoja. Uskomme kuitenkin, että myös muunlaisista immateriaalioikeusriidoista syntyy jatkossa kilpailuoikeudellista tapauskäytäntöä. Esimerkiksi Euroopan komissio on viime aikoina tutkinut erityisen tarkkaan lääketeollisuudessa käytyjen immateriaalioikeusriitojen päätteeksi tehtyjä sovintosopimuksia ja määrännyt niihin sisältyvistä kilpailunrajoituksista tuntuvia sakkoja.

Vuonna 2014 komissio päivitti teknologian siirtoa koskevia suuntaviivojaan, joissa käsitellään muun muassa IP-riitojen sovintosopimusten kilpailuoikeudellista arviointia. Komissio pitää erityisen epäilyttävänä esimerkiksi sellaista kilpailijoiden välistä IP-riidan sopimista, jossa sovintosopimuksen seurauksena loukkaaja ei tule markkinoille mutta hyötyy sovinnosta muutoin.

Tunnista pelikenttäsi kokonaisvaltaisesti

Esimerkkimme kertovat, että tänä päivänä immateriaalioikeuksien tehokas puolustaminen vaatii prosessin näkemistä aiempaa laajempana kokonaisuutena. Näin vältetään tilanteet, joissa esimerkiksi täysin perusteltu immateriaalioikeuden loukkauskanteen nostaminen tai osapuolten sopima lisenssi- tai sovintosopimus olisikin kilpailuoikeudellisesti moitittava toimenpide. Tämä oikeudenalojen fuusioituminen tuo varmasti lisää mielenkiintoisia tilanteita pohdittavaksi sekä meille asianajajille että inhouse-juristeille jatkossakin.

Sakari Salonen

Mikko Huimala

 

Start-ups, Batten Down Your IP!

It’s the beginning of one of the most anticipated weeks of the year, Slush week. Slush is now the Finnish business event of the year, having come a long way from a small underground event to one of the biggest tech and entrepreneur events in the Europe only in eight years.

No matter what exactly your start-up is doing, intellectual property (IP) is going to be relevant at some point. In the rush of getting your company going and putting your idea on the map, it can be easy to forget to protect the results of your work. That can be a costly, maybe even fatal, mistake.

Protect Your Trademarks

Trademarks are the cornerstone of brand building and add value to your company, but only if they’re properly protected. Registering a trademark is fairly easy and the fees won’t break the bank, but all too often start-ups don’t think to do it early enough.

By not registering your trademarks in time, you’re leaving yourself wide open to competitors who will be able to take advantage of the recognition and brand you’ve worked to build. On the other hand, it’s also crucial to make sure that your company isn’t violating anyone else’s trademarks. If you think getting your trademarks organised is a hassle, just wait till you’re in the middle of an expensive trademark dispute that could put your business on hold for months or, at worst, kill it.

Make Sure Your IPs Are Really Yours

The second issue that the start-ups too easily forget is that the IPs are not automatically transferred from your sub-contractors or employees and managers to the company. A start-up should early on put together a scheme for transferring IPs to the company itself and implement the scheme through separate agreements.

slush_blogState clearly and unambiguously in your sub-contracting, employee, management and shareholder agreements that the title to IP is transferred to the company. Licensing or buying the rights later on may turn out to be costly and difficult.

If you’re an investor, it’s not a bad idea to check that transfer clauses have actually been included in the company’s agreements and that the target company is the true IP proprietor.

Patent, Patent, Patent

Naturally, patents play a bigger role in some fields than others, but you should always check whether your innovations and products are patentable. What you need to remember is not to publicly disclose your invention before you apply for patents or utility models. Patents will help your start-up operate more freely without having to fear information leaks, and will give to you tools to act against product copying. What you also need to check is that your products or services do not infringe the rights of third parties. Patented innovations often also tend to increase the value of a company.

The better your start-up has protected its IP, the more value it will have, because the most valuable assets start-ups typically have are IP rights. A well-managed IP portfolio will also attract investments by reducing risks and is a signal of professionalism and quality—characteristics that will help your start-up gain the eye of investors  in a competitive field of other eager newcomers.

Have a great Slush week, and don’t forget to batten down you IP!

Sakari Salonen
Jaakko Lindgren

 

Kopiotuoli ei eroa feikkilaukusta

Muutama vuosi sitten Euroopassa kihistiin ns. Donner-tapauksesta (C-5/11), jossa kopiohuonekaluja myyvä yritys pyrki hyödyntämään Italian heikompaa tekijänoikeussuojaa Saksan markkinoille suuntautuvassa etämyynnissä. Nyt sama ilmiö on tapetilla Suomessa.

Kuulostaako tutulta? Helsingin Sanomat uutisoi viime viikonloppuna englantilaisesta yrityksestä, joka myy suomalaisille kuluttajille suunnatulla verkkosivustollaan designhuonekaluja murto-osalla normaalihinnasta. Yhtiön mukaan replikahuonekalujen ostaminen on täysin laillista, sillä myyjä on englantilainen yritys, joka toimii Englannin lain alla ja noudattaa Englannin tekijänoikeuslakia.

Tapaus ei ole ainoa. Muutamia vuosia sitten Suomessa kohistiin vastaavanlaisesta tapauksesta, jossa eräs toinen englantilainen yhtiö toimitti Kiinassa valmistettuja designtuotteiden kopioita Englannissa sijainneen varastonsa kautta suomalaisille kuluttajille. Yhtiö jopa markkinoi tuotteitaan tunnettujen suunnittelijoiden nimillä ja kuvilla.

Tekijänoikeus suojaa myös muotoilua

Tekijänoikeuden peruslähtökohta on, että mikä tahansa teossuojan edellytykset täyttävä teos voi olla tekijänoikeudella suojattu. Huonekalut voivat olla tekijänoikeudella suojattuja siinä missä esimerkiksi sävellysteoskin, mutta käyttötaiteelle asetettua teoskynnystä, eli vaadittavaa omaperäisyyden ja luovuuden tasoa, on totuttu Suomessa pitämään varsin korkeana.

Tekijänoikeusneuvosto on katsonut, että merkittävät muotoilutaiteen merkkiteokset, kuten Charles ja Ray Eamesin Eames Lounge Chair ja Eero Aarnion Pallotuoli, ovat epäilyksittä tekijänoikeudella suojattuja teoksia ja niiden levittämiseen ja valmistukseen tulee hankkia asianmukaisten oikeudenomistajien luvat.

Suomessa tekijänoikeussuoja on voimassa 70 vuotta tekijän kuolinvuodesta, joten esimerkiksi Ludvig Mies van der Rohen (1886–1969) Barcelona-tuoli on tekijänoikeudella suojattu meillä vuoteen 2039 saakka.

Onko ”Inspired by” laillista?

photo-design-furnitureEnglannissa käyttötaiteen nauttima tekijänoikeussuoja on ollut näihin päiviin saakka perinteisesti lyhyt, vain 25 vuotta suunnitteluhetkestä lukien, mikäli teos on ollut sarjatuotannossa. Britit ovat kuitenkin heränneet hiljattain suojaamaan muotoilua aikaisempaa vahvemmin ja muuttaneet tekijänoikeuden suoja-aikaa myös muotoilun osalta niin, että se on jatkossa 70 vuotta tekijän kuolinvuodesta alkaen. Uusi suoja-aika Englannissa tulee kuitenkin voimaan vasta vuonna 2020.

Jos kopiodesigntuotteen valmistus ja myynti on sallittua Englannissa, onko kyseistä tuotetta sallittua markkinoida ja myydä myös Suomeen?

Suomeen tuotavien kopiotuotteiden myynti ja markkinointi rikkoo Suomen lakia

Suomen laki soveltuu Suomeen tuotavan, tekijänoikeutta loukkaavan tuotteen myyntiin Suomessa. Tekijänoikeuslain mukaan kiellettyä on sellaisten teoskappaleiden tuominen maahan, jotka on valmistettu ulkomailla sellaisissa olosuhteissa, että valmistaminen Suomessa olisi ollut rangaistavaa.

Kopiohuonekalujen valmistaminen ilman oikeudenhaltijan suostumusta on selvästi kiellettyä Suomen tekijänoikeuslain mukaan, joten myös sellaisten tuotteiden maahantuonti Suomeen on tekijänoikeusloukkaus.

Euroopan unionin tuomioistuimen (EUT) ennakkoratkaisujen perusteella elinkeinonharjoittaja on vastuussa kaikista itse suorittamistaan toimista tai hänen lukuunsa suoritetuista liiketoimista, jotka merkitsevät ”levitystä yleisölle” jäsenvaltiossa, jossa levitettyjä tavaroita suojataan tekijänoikeudella. Levittämistä on esimerkiksi mainoksen suuntaaminen suomalaisille kuluttajille, sekä sellaisen maksu- ja toimitusjärjestelmän tarjoaminen, jonka avulla kuluttajat voivat tilata tuotteita.

Kopiotuonnin rajoittaminen ei loukkaa tavaroiden vapaata liikkuvuutta

Euroopan unionin perusperiaate on, että tavaroiden vapaata liikkuvuutta ei saa rajoittaa millään tuontia määrällisesti rajoittavilla keinoilla unionin alueella. Toisella jäsenvaltiolla ei siis ole lähtökohtaisesti mahdollisuutta kieltää esimerkiksi huonekalujen tuontia toisesta jäsenvaltiosta.

Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 36 artikla sallii kuitenkin poikkeamisen 34 artiklassa kielletyistä tuonnin määrällisistä rajoituksista muun muassa silloin, kun se on perusteltua teollisen ja kaupallisen omaisuuden suojelemiseksi.

Tekijänoikeuksien osalta tavaroiden vapaa liikkuvuus toteutuu siten, että kun teoksen fyysinen kappale on tekijän suostumuksella myyty tai muutoin pysyvästi luovutettu Euroopan talousalueella, sen saa levittää vapaasti edelleen. Fyysiseen teoskappaleeseen liittyvät tekijänoikeudet siis sammuvat. Jos tekijä tai tekijänoikeuksien haltija ei kuitenkaan ole antanut suostumustaan teoskappaleen levittämiseen, sitä ei saa myöskään levittää vapaasti edelleen.

Donner-ratkaisussa EUT päätyikin aikanaan siihen, että tapaukseen voitiin soveltaa edellä mainittua poikkeusta, sillä tavaroita ei ollut saatettu unionissa markkinoille oikeudenhaltijan suostumuksella eikä kyseessä siten ollut luvallisten teoskappaleiden liikkuminen sisämarkkinoilla ja oikeuksien sammuminen. Tekijänoikeusneuvosto on myös katsonut, että Suomessa tekijänoikeussuojaa nauttivan huonekalun maahantuonti, myynti ja vuokraus ovat kiellettyjä siinäkin tapauksessa, ettei kyseinen huonekalu enää ole suojattu toisessa valtiossa.

Kopiohuonekaluja ei luonteensa vuoksi ole yleensä saatettu yleisön saataville tekijän tai lisenssinhaltijan suostumuksella, joten niitä ei voida levittää vapaasti edelleen.

Kopiodesignin tuominen Suomeen ei ole laillista

Useimmat design-kopiotuotteista ovat tekijänoikeudella suojattuja käyttötaiteen tuotteita, jotka nauttivat tekijänoikeussuojaa 70 vuoden ajan suunnittelijansa kuolinvuodesta eteenpäin. Tällaisten tuotteiden myynti suomalaisille kuluttajille on Suomen tekijänoikeuslain vastaista riippumatta siitä, minkä jäsenvaltion tekijänoikeuslakia tuotteita myyvä yritys katsoo noudattavansa.

Ei siis mitään uutta auringon alla. Pihvi pysyy samana, ravintoloitsijat vain vaihtuvat.

Sakari Salonen
Hilma-Karoliina Markkanen

 

Verkkotunnussääntely uudistuu – onko yritykselläsi IP-strategia?

Kun bisnes pyörii yhä useammin verkossa, verkkotunnuksen merkitys yrityksen brändin osana kasvaa. Verkkotunnus on paljon enemmän kuin osoite: se on olennainen ja näkyvä osa yrityksen markkinointia.

Sähköisen viestinnän lainsäädännön massiivinen kokonaisuudistus eli tietoyhteiskuntakaari (917/2014) tulee verkkotunnusten osalta voimaan 5. syyskuuta 2016. Verkkotunnussääntelyn muutoksista on siis hyvä olla tietoinen jo nyt.

Termistö yksinkertaistuu ja kotimaavaatimus poistuu

Tietoyhteiskuntakaaren tavoitteena on ollut selkeyttää ja yksinkertaistaa sääntelyä. Tässä hengessä laista on siivottu pois monitahoinen verkkotunnusten hakijana toimivien tahojen rooliverkko. Tietoyhteiskuntakaari puhuu ainoastaan verkkotunnuksen käyttäjistä ja välittäjistä. Suomessakin hakuprosessissa siirrytään nykyisestä sekamallista kansainväliseen välittäjämalliin, ja rekisteröinnin edellytyksenä ollut kotimaavaatimus poistuu.

Kotimaavaatimuksen poistuminen tarkoittaa sitä, että myös ulkomaalaiset yksityis- ja oikeushenkilöt voivat rekisteröidä suomalaisen fi-verkkotunnuksen. Käytännössä tämä parantaa ulkomaisten yritysten mahdollisuuksia rekisteröidä verkkotunnus. Samalla saattavat kuitenkin yleistyä myös anonyymit ulkomaiset fi-rekisteröinnit, joiden yhtenä tarkoituksena voi olla ainoastaan tuottaa ansioita omistajalleen.

On vaikea ennustaa, kasvaako fi-verkkotunnusten määrä räjähdysmäisesti. Uskomme kuitenkin, että kansallisella päätteellämme varustettujen verkkotunnusten määrä pysyy pienenä, koska Suomi on pieni markkina-alue eikä meitä suomen puhujia ole paljon.

Verkkotunnus on olennainen osa yrityksen markkinointia

Kuten kaikki immateriaalioikeusasiat, myös verkkotunnus kannattaa suunnitella huolellisesti. Se on olennainen osa yrityksen brändiä. Suojaa siis verkkotunnuksesi ennemmin hyvissä ajoin kuin mieti asiaa myöhemmin.

Tietynlainen strateginen ajattelu kannattaa jo verkkotunnuksen hakemisvaiheessa. Pohdi ennen verkkotunnuksen rekisteröintiä ainakin tällaisia kysymyksiä:

  • Millainen verkkotunnus on juuri meidän yrityksellemme paras?
  • Pitäydymmekö orjallisesti esimerkiksi yrityksen toiminimessä väliviivoineen?
  • Mitä verkkotunnuksia todella tarvitsemme millekin tuotemerkille tai tuoteperheelle?
  • Millä maapäätteellä varustettuja verkkotunnuksia meillä tulisi olla erikseen?
  • Haluammeko ottaa käyttöön jonkin uuden lainsäädännön sallimista ylätason tunnuksista, kuten helsinki (www.meidanfirma.helsinki.fi)?
  • Pitäisikö meidän samalla harkita uusien tavaramerkkien rekisteröintiä?

Kuka tahansa voi rekisteröidä nimeäsi kantavan verkkotunnuksen

shutterstock_258627764Verkkotunnuksen muotoa ja sisältöä koskevat rajoitukset poistuvat osittain uusien säännösten tullessa voimaan. Tällä hetkellä esimerkiksi tietyn etu- ja sukunimen yhdistelmän saa rekisteröidä verkkotunnukseksi vain kyseisen nimen haltija. Uudistusten myötä rajoitus poistuu ja kuka tahansa voi rekisteröidä esimerkiksi juuri sinun nimesi sisältävän verkkotunnuksen. Mitä tämä merkitsee sinun bisneksellesi tai henkilöbrändillesi? Nyt kannattaa olla hereillä ja miettiä asiaa etukäteen.

Verkkotunnukset kävelevät jatkossakin käsi kädessä tavaramerkkien ja toiminimien kanssa. Tavaramerkkien ja toiminimien suoja säilyy siis uudistuksessa entisellään, eikä verkkotunnuksessa saa käyttää oikeudettomasti toisen rekisteröityä tavaramerkkiä tai toiminimeä. Pidä tämä mielessä myös suunnitellessasi omaa verkkotunnustasi.

Typosquatting ja verkkotunnusriidat

Rekisteröity tavaramerkki tai toiminimi suojaa haltijaansa hyvin myös verkkotunnusmaailmassa. Verkkotunnuksen peruutusvaatimus onnistuu yleensä sellaisessa tilanteessa, jossa verkkotunnuksen osaksi on otettu esimerkiksi rekisteröity tavaramerkki. Hankalampi tapaus on niin sanottu typosquatting: se tarkoittaa verkkotunnusten rekisteröinnin väärinkäyttöä, jossa verkkotunnuksen hakija pyrkii hyötymään tietyn brändin goodwill-arvosta rekisteröimällä verkkotunnukseksi väärin kirjoitetun mutta tunnistettavan muodon suositusta tavaramerkistä tai brändistä. Tällaisen verkkotunnuksen avulla käytetään hyväksi yleisiä kirjoitusvirheitä, joita verkon käyttäjät tekevät etsiessään brändiin liittyviä sivuja.

Typosquattingissa ei ole kyse kielletystä toisen tavaramerkin tai toiminimen ottamisesta osaksi verkkotunnusta vaan eräänlaisen johdannaisen sisällyttämisestä verkkotunnukseen. Aikaisemmin viranomaiset eivät ole voineet puuttua tällaiseen väärinkäyttöön kovin tehokkaasti. Uusi tietoyhteiskuntakaari sisältää kuitenkin ”typosquatting-pykälän”, jonka nojalla viranomaiset voivat puuttua näihin väärinkäytöksiin nopeasti ja jopa vastapuolta kuulematta.

Koska verkkotunnusten rekisteröinnissä pätee aikaprioriteettiperiaate – nopein korjaa potin – verkkotunnuksiin liittyvät riidat ovat suhteellisen yleisiä. Lisääntyvätkö riidat entisestään nyt, kun kotimaavaatimuksesta luovutaan ja verkkotunnusten muotoa ja sisältöä koskevia sääntöjä väljennetään? Emme usko, että erimielisyydet ainakaan vähenevät.

Yritysten on hyvä muistaa, että ennakkoon suunniteltu, yrityksen tarpeisiin vastaava IP-strategia auttaa välttämään turhia erimielisyyksiä ja kuluja myös verkkotunnusmaailmassa. Ota verkkotunnukset huomioon osana yrityksesi immateriaalioikeuksia viimeistään nyt.

Hilma-Karoliina Markkanen
Sakari Salonen

 

A Well-Functioning Shareholders’ Agreement for a Startup 2/2

In our previous post, we presented the first two of certain fundamental matters that need to be considered when preparing the shareholders’ agreement (SHA) for a startup. In this part, we will concentrate on exit and leaver situations and introduce a few essential clauses to ensure that you are ready for these changes.

 

The ‘Leaver’ Situations

Every startup comes to a point where the honeymoon is over and some of the founders wish to find a ‘real job’ and leave the company. Also, as the business grows, the administration might need some reassessing. If the founders have their background in, say, engineering, they perhaps no longer have sufficient competence for managing the company alone.

The SHA should include provisions on what will happen if someone neglects their working obligation or other material provision of the SHA, or if a shareholder leaves the company. Under these kinds of circumstances, you want to avoid a situation where one of the shareholders quits their job straight after setting up a startup but still retains the right to their shares, the decision-making rights and the right to the dividends and proceeds those shares may entitle them to in the future.

As a precaution for a breach of working obligations, a contractual penalty clause is a must in the SHA. Another practical method is to agree that the other shareholders will have the right to redeem the shares of the breaching shareholder, e.g., on a predetermined price.

When drafting the terms concerning shareholders who leave the company, the concept of ‘leavers’ is useful. The company may, for example, terminate an employment relationship due to gross misconduct or dishonesty pursuant to the Employment Contracts Act, other legislation or an employment contract. This is a case of bad leaver. On the other hand, the termination may have been decided in consensus or due to grounds beyond the parties’ control, which constitutes a case of good leaver. In both situations, the other shareholders should have the right to redeem the shares of the leaving shareholder. However, a good leaver should receive the market price for their shares, whilst the price paid to a bad leaver tends to be heavily discounted.

Transfer of Equity Securities and Exit

To control the acceptance of new shareholders in your company, you should consider setting restrictions on the transfer of shares. Share restrictions are also commonly used to favour the existing shareholders. For instance, the existing shareholders should have a primary right to buy new shares issued by the company before they are offered to the public (pre-emptive right) or to buy shares that one of the shareholders has offered to sell (right of first refusal). In the latter option, a shareholder having received an offer from a third party must notify the other shareholders of the price and the other terms and conditions of the offer, allowing the existing shareholders to buy the shares first.

Other significant clauses in the SHA are drag-along and tag-along rights. The drag-along right applies when the majority of the shareholders wish to sell their shares or the business of the company. Based on this right, if the shareholders receive an offer that becomes accepted by the majority, the rest of the shareholders are forced to drag along and join the deal. Tag-along rights, on the other hand, mean that if the majority of the shareholders decide to sell their shares, the minority shareholders have the right to join the deal (tag along) on the same terms and conditions. The tag-along right is important especially for investors, who have, in the first place, invested in the principal business and do not wish to continue investing in the new owners.

Finally, it is extremely important that all the shareholders agree on when, how and for what price the business should be sold one day. These conditions should also be clearly stated in the SHA.

Confidentiality, Non-Competition and Non-Solicitation Clauses

Last but definitely not least, the SHA should include terms on confidentiality, non-competition and non-solicitation. These clauses can rightly be called the life insurance of a startup, and they exist to prevent serious damage to the company and its business.

The confidentiality clause protects all technical, financial, commercial and other information of the company that should not be disclosed. In turn, the non-competition clause forbids any secondary occupations that may compete or conflict with the company’s business. The non-competition clause must be reasonable and fair but comprehensive to protect the core business. The non-solicitation clause is closely related to the non-competition clause, as it prohibits shareholders from persuading the employees of the company (typically, the best programmers) to get involved in new, competing businesses.

All these restrictions should remain in effect for some time after the shareholder has left the company, regardless of the reason of leaving. Some investors, however, are allowed to have many portfolios in different businesses, also in businesses that are actually competing with each other. This may leave them in an exceptional position in which non-competition clauses do not apply. However, confidentiality clauses naturally do.

Conclusion

With a well-drafted SHA, you will be able to solve severe problems well ahead, even before they actually arise. Our advice is that the first thing to do when starting your company is to sit around a table with your co-founders and think these issues through. Preparing an SHA is significantly easier, quicker and cheaper when it is done at the beginning, compared to difficult negotiations later on when there is already a growing rift between the parties. The SHA protects the company when things don’t go as planned, and, as we all know, plans never go to plan. Preparing the SHA carefully takes a weight off your shoulders and leaves you free to concentrate on your business at full stretch.

Jaakko Lindgren

Tuomas Honkinen

A Well-Functioning Shareholders’ Agreement for a Startup 1/2

One of the key issues in running and maintaining a successful business is to minimise legal risks, also known as unnecessary expenses. Things do not always go as in the movies, but sometimes they do – unfortunately: we all remember what happened in ‘The Social Network’, and nobody wants to experience the same, right?

A shareholders’ agreement (SHA) is an agreement between the shareholders of a company. It is one of the most important ways to avoid trouble in the future. Briefly put, the SHA defines how the company is run by the shareholders and the board of directors, what kind of consents are required in decision-making, and how the shareholders may deal with their shares. Together with the Companies Act and the articles of association, the SHA forms the legal spine of the company.

When starting a company, the parties are all dazzled with excitement, 100% sure that their startup will shake the market and confident that all the founders are motivated and will be working as hard as possible to succeed. However, the first steps in the life span of a startup may be difficult. There is no money coming in, and uncertainty about breakthrough may create dissent or cause some of the shareholders to lose their interest in the whole project. Under these circumstances, it is very important that each of the shareholders is aware of what is in question in the business, what will happen when certain events occur and what is expected from each shareholder.

In our blog post, we will list the most important issues that should be taken into consideration and clearly specified in the SHA. In the first part, we will concentrate on two topics: specifying the roles of the parties and protecting intellectual property rights. In a later post, we will go through three other vital concerns.

Administration and Roles of the Parties

Primarily, the SHA should define the objectives and roles of the parties so that each of the shareholders has a comprehensive idea of its own roles, duties and responsibilities, as well as those of the other parties. This is essential especially in the case of startups, which typically have only a few shareholders who are all tightly involved in managing and running the business.

The purpose of the SHA is to control the decision-making, especially when investors enter the picture. In the beginning, the company often needs to reform its practices, strategies and operation models along the way. Here, agility is key: it is not possible or indeed advisable to bind the company to a fixed long-term plan that cannot be improved if needed. If you are the founder – which probably means you are also the majority shareholder – you want to make sure that all the decisions that need to be made in the company actually get made, whether they are about nominating the board members, raising money or selling the business. However, the parties may have quite diverse objectives and opinions about these issues. In addition, investors also want to have a say in these matters.

The SHA must be prepared carefully. It should give reasonable rights to all parties but keep you in control of the crucial matters. It should specify particulars, such as the number of board members, how new board members may be nominated, the voting system and possible observer rights to investors that are not represented in the board. Furthermore, the SHA should include a list of reserved matters, which can only be decided by a qualified majority or with the prior written consent of one or several shareholders. Reserved matters include amendments of the articles of association, issues of equity securities and other important decisions.

Protecting Intellectual Property Rights and Know-How

The SHA must include a provision ensuring that all the intellectual property rights (IPRs) as well as all technical capabilities, expertise and know-how which have arisen or will arise later in conjunction with the business of the company remain its exclusive property. If a shareholder enters into the SHA with some IPRs of their own, the SHA should state that in certain cases these rights must also be vested in the company as the absolute legal owner and beneficiary. This is particularly true when such IPRs are related to the preparation of the startup.

Having exclusive rights to its intellectual property is highly important for your startup for multiple reasons. For example, for many startups the IPRs may be the only valuable property, which makes them crucial for both the company and the investors.

In the next part of this blog post, we will tell you more about getting prepared for leaver situations, restricting transfer of shares and other essential provisions that should be included in the SHA.

Tuomas Honkinen

Jaakko Lindgren