New castrenblog.com!

Hyvä castrenblog.comin lukija

Avasimme tämän blogin kesäkuussa 2014 ja ryhdyimme kirjoittamaan liikejuridiikasta ja vähän muustakin käytännönläheisesti ja mutkattomasti. On ollut hienoa huomata, olette ottaneet blogimme omaksenne! Tämä on innostanut meitä kirjoittamaan entistä enemmän, ja nyt joukossamme on jo noin 40 aktiivista bloggaajaa.

Tänään julkaisemme täysin uudistuneen verkkopalvelumme osoitteessa www.castren.fi. Samalla siirrämme tämän blogin osaksi uutta verkkopalveluamme. Blogimme osoitteena säilyy edelleen vanha tuttu castrenblog.com.

Ne lukijamme teistä, jotka olette tilanneet blogipostauksemme sähköpostiinne, saatte jatkossakin sähköpostitse uusimmat julkaisumme. Tosin nyt sähköpostin ulkoasu on uuden verkkopalvelumme mukainen.

Tähän asti olemme julkaisseet blogipostauksemme vain yhdellä kielellä, englanniksi tai suomeksi. Jatkossa julkaisemme pääsääntöisesti kaikki sisällöt molemmilla kielillä. Jos haluat vaihtaa sähköpostiisi tulevien julkaisujen kieltä suomesta englantiin tai toisinpäin, otathan yhteyttä meihin (communications@castren.fi), niin siirrämme osoitteesi oikealle vastaanottajalistalle.

Tavoitteemme on jatkossakin, että saat blogistamme hyödyllistä tietoa ja inspiraatiota liiketoimintaasi. Kaikki ideat bloggausaiheiksi ovat lämpimästi tervetulleita!

Keväisin terveisin

Pia Dahlqvist

***

Dear reader of castrenblog.com,

We started this blog in June 2014 to write about business law and other topics in a practical and straightforward manner. It has been wonderful to see that you have received the blog so well! This has inspired us to write even more, and now we already have nearly 40 active bloggers at our firm.

Today we are publishing our completely new website at www.castren.fi. This blog will also be a part of our new website. The address for our blog (castrenblog.com) will remain unchanged.

Those of you who have subscribed to our blog posts will continue receive our latest posts by e-mail. However, the layout of the e-mail has been updated to match our new website.

So far, we have published our blog posts in only one language, either in English or in Finnish. In the future, we plan to publish all contents in both languages. If you wish to change the language of the posts delivered to your e-mail from Finnish to English (or vice versa), please contact us (communications@castren.fi) and we will move your address to the correct recipient list.

Our goal remains the same: We want our blog to give you useful information and inspiration for your business. All blogging topic ideas are warmly welcome!

Have a nice spring!

Pia Dahlqvist

Miten valmistautua EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin?

Miten uusi eurooppalainen tietosuoja-asetus vaikuttaa yrityksemme toimintaan? Mihin kaikkeen meidän täytyy valmistautua ja miten?

Näitä kysymyksiä on varmasti useampikin yritys jo ehtinyt miettiä sen jälkeen, kun poliittinen yhteisymmärrys EU:n uuden tietosuoja-asetuksen sisällöstä saavutettiin joulun alla.

Uusi asetus kannattaa ottaa vakavasti: se antaa kansalliselle valvontaviranomaiselle vallan määrätä jopa kymmenien miljoonien eurojen sakkoja asetuksen vaatimusten noudattamatta jättämisestä. Listaamme tässä blogikirjoituksessa asioita, jotka jokaisen yrityksen tulee ottaa huomioon ennen kuin uusi asetus astuu voimaan.

Yksilön oikeudet vahvistuvat

TietosuojaLähes jokainen yritys käsittelee henkilötietoja. Erilaisia rekistereitä on paljon: on asiakasrekistereitä, erilaisia markkinointirekistereitä sekä tietysti rekistereitä työntekijöihin liittyvistä tiedoista. Henkilöä, jonka henkilötiedot on talletettu rekisteriin, kutsutaan rekisteröidyksi.

Rekisteröidyllä on jo nykyisen henkilötietolain mukaan oikeus muun muassa tarkastaa omat tietonsa sekä vaatia niiden oikaisua ja poistamista rekisteristä. Asetus säilyttää nämä vanhat rekisteröidyn oikeudet mutta tarjoaa rekisteröidylle entistä vahvemman kontrollin omiin tietoihinsa. Jatkossa yritysten tulee esimerkiksi antaa rekisteröidyille yhä enemmän, läpinäkyvämmin ja selkeämmin tietoa siitä, miten heidän tietojaan käsitellään ja miksi.

Asetus tuo tullessaan myös uusia oikeuksia, kuten oikeuden tietojen siirrettävyyteen sekä oikeuden kieltäytyä profiloinnista. Oikeus tietojen siirrettävyyteen mahdollistaa tietojen siirtämisen ilman välikäsiä rekisterinpitäjien välillä. Oikeus, tietyissä tilanteissa, kieltäytyä profiloinnista puolestaan tarkoittaa sitä, että rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä olemasta sellaisten päätösten kohteena, jotka perustuvat ainoastaan automaattisella tietojenkäsittelyllä – eli ilman ihmisen puuttumista – tapahtuvaan tiettyjen henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointiin. Esimerkkinä profiloinnista voisi olla mm. online-luottohakemuksen automaattinen epääminen tai sähköisen rekrytoinnin käyttö ilman ihmisen osallistumista.

Arvioi henkilötietojen käsittelyn nykytila ja siihen liittyvät riskit

DPIA (Data protection impact assessment) -selvityksessä eli vaikutustenarvioinnissa arvioidaan henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuutta, riskejä sekä sitä, miten riskejä voidaan minimoida ja miten niihin voidaan puuttua. Vaikka PIA ei ole kaikille yrityksille pakollinen, kannattaa yritysten toteuttaa tietosuoja-asetuksen velvoitteita silmällä pitäen jonkinasteinen nykytilan arviointi. Selvittää kannattaa ainakin,

  1. mitä henkilötietoja käsittelemme
  2. onko käsittely nykyisen henkilötietolain mukaista
  3. miten tiedotamme rekisteröidyille heidän tietojensa käsittelystä
  4. mitä toimintatapoja, prosesseja ja dokumentteja meidän tulisi asetuksen myötä muuttaa tai luoda.

Nimitä yrityksellesi tietosuojavastaava

Uusi tietosuoja-asetus velvoittaa tietyt toimijat nimittämään tietosuojavastaavan. Velvollisuus koskee muun muassa julkista sektoria ja sellaisia yrityksiä, joiden keskeiset tehtävät koostuvat rekisteröityjen laajamittaisesta ja järjestelmällisestä seurannasta tai laajamittaisesta arkaluonteisten tietojen käsittelystä. Vaikka tietosuojavastaavan nimittäminen ei ole kaikille yrityksille pakollista, on suositeltavaa vastuuttaa tietosuoja-asioista huolehtiminen ja vaatimusten noudattamisen seuranta yhdelle taholle. Yrityksen sisäisistä käytännöistä riippuen sopivia tahoja voivat olla lakiasiat, tietohallinto, henkilöstöhallinto tai sisäinen tarkastus.

Tietosuojavastaavalta vaaditaan asiantuntemusta niin tietosuojalainsäädännöstä kuin sen käytännön soveltamisesta yrityksen toimintaan. Tietosuojavastaavan rooli yrityksessä on itsenäinen, ja hänen tulee raportoida suoraan yrityksen korkeimmalle johdolle. Lisäksi tietosuojavastaavan tehtäviin kuuluu henkilöstön ohjeistus ja kouluttaminen, asetuksen vaatimusten noudattamisen varmistaminen päivittäisessä toiminnassa sekä yhteyshenkilönä toimiminen niin viranomaisiin kuin rekisteröityihinkin päin. Parhaimmassa tapauksessa tietosuojavastaava toimii liiketoiminnan mahdollistajana ja sen edelleen kehittäjänä.

Tietoturvaloukkauksista ilmoitettava

Tietoturvaloukkaukset ovat todellinen haaste ja asiakkaiden luottamuksen säilyttäminen on yrityksille entistä tärkeämpää digitalisoituvassa maailmassa. Uuden asetuksen myötä jokainen yritys on velvollinen ilmoittamaan henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista niin valvontaviranomaiselle kuin rekisteröidyillekin. Määräaika ilmoituksen tekemiselle on lyhyt: ilmoitus tulee tehdä viranomaisille 72 tunnin kuluessa tietomurron havaitsemisesta ja rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Yrityksillä on näin ollen oltava valmiudet mahdollisten tietoturvaloukkausten havaitsemiseen, niistä ilmoittamiseen sekä vahinkojen minimointiin.

Tarkista ulkoisten tietojenkäsittelijöiden sopimukset

Tietosuoja-asetus edellyttää kirjallisen sopimuksen tekemistä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa, joka käsittelee henkilötietoja. Asetus asettaa sopimukselle tietyt sisällölliset vaatimukset. Jos yritys on ulkoistanut tietojenkäsittelyään kolmannelle osapuolelle, kannattaa näiden sopimusten sisältö käydä läpi ja tarkistaa, vastaako se myös jatkossa asetuksen vaatimuksia. Tällainen ulkoinen henkilötietojen käsittelijä voi olla esimerkiksi yrityksen palkkahallinto, pilvipalveluiden tarjoaja tai vaikka asiakasmyyntiä tekevä ulkoinen yritys.

Toimi jo nyt!

Tietosuoja-asetus tulee voimaan, kun Euroopan parlamentti on sen hyväksynyt ja asetus on julkaistu EU:n virallisessa lehdessä. Tästä alkaa kahden vuoden siirtymäaika, jonka jälkeen yritysten on noudatettava asetuksen vaatimuksia. Asetuksen oletettu voimaantuloaika on vuoden 2018 keväällä. Koska tietosuoja-asetus luo yrityksille useita velvoitteita, niiden noudattamisen suunnittelu olisi hyvä aloittaa mahdollisimman pian. Nykytilan lainmukaisuuden arviointi on hyvä lähtökohta.

 

Lue lisää EU:n tietosuoja-asetuksesta ja sen tuomista keskeisimmistä muutoksista uutisestamme (uutinen englanniksi).

Eija Warma
Anette Luomala

Rims Hit Regulation: Replica Rims and the Spare Part Exception

We all know that design is one of the key features that car manufacturers focus on to build their brands and develop a loyal customer base. This is particularly true of premium car brands.

Of course, the value of high-end design makes a tempting target for manufacturers and sellers for after-sales parts. This has brought them into conflict with car manufacturers who, naturally, want to protect their intellectual property.

This was the issue at the heart of a recent dispute between BMW and an importer and seller of replica rims.

Copies Cause a Tug of War

Replica RimsBMW has protected the design of its rims on the EU-level by registering them as Community Designs. When BMW became aware of the replica rims, BMW took action against them.

The importer of the replica rims argued that the rims were legal, because they were covered by Article 110(1) of the Community Designs Regulation known as the spare parts exception. This exception essentially states that the owner of a Community Design cannot prevent other parties from manufacturing and selling spare parts.

Given that the regulation is a political compromise that leaves the definition of what exactly is considered a spare part somewhat unclear, the ground was set for the dispute.

Replica Rims Are Not Spare Parts

The scope of the spare part exception has been contested throughout Europe over the past years in various proceedings, typically between car manufacturers and spare part producers or their retailers.

In this Finnish case, the key arguments revolved around a part of the wording of the exception that states that for the exception to apply, the part must be used ‘for the purpose of the repair of [a] complex product so as to restore its original appearance’. In this case, the complex product was a car.

The Helsinki District Court found that rims are not used to ‘restore the original appearance’ of a car, but to improve or modify it. This being the case, the replica rims were not considered spare parts and not protected by the exception.

Rims Alter, Nor Restore, a Car’s Appearance

In its reasoning, the Court compared rims to a front wing of a car. In the Court’s view, a spare part front wing must be identical with the one being replaced, but aluminium rims are used to give the car a different, typically more trendy, appearance.

From a legal perspective, the District Court followed the dominant approach in European case law, citing the recent ruling of the Danish Supreme Court from 10 March 2015 and the well-known decision of the UK High Court in BMW v Round and Metal from 2012 in support of its reasoning

More Certainty for Design Rights Holders

Even though the decision is in line with European case law, it remains precedent setting in Finland. Owners of Community Designs now have more certainty when seeking to intervene in the sale of replica rims in Finland.

If you’re interested in Community design rights, the spare part exception and perhaps EU trade mark law, you should have a look at the recent decision of the Court of Justice of the European Union (CJEU) in Ford Motor Company vs Wheeltrims Srl (C-500/14). In that case the CJEU, responding to a preliminary reference, held, some might say unsurprisingly, that the spare part exception under Article 110(1) does not provide a defence to an alleged trademark infringement.

 

Full disclaimer: we acted for BMW in the dispute.

Sakari Salonen
Kim Parviainen

Don’t Let Communication Water Down Your Integrity Risk Management Efforts

My title may sound provocative, and you might think I’m undermining the importance of the role communications teams play in many companies, but that’s not true. Give me moment to explain.

Imagine integrity risk management as a human body. Communications is the windpipe of that body. No matter how sophisticated and developed your existing systems and organisations are, poor internal and external communications alone can pull the rug out from under all your past achievements.

You can see this in the daily life of many companies, which have become more and more vigilant as to their reputation. In fact, reputation risk is by far the undisputed number 1 strategic risk companies face today based on recent surveys.

Managing your integrity risk and ensuring your compliance are the most effective ways of saving your company from bad press. I find it disconcerting how companies fail to prioritise and value the quality of their integrity risk communications.

All Year Round

Many companies invest a lot of money and management time in building up their compliance systems. However, the practicalities and implementation of these systems are most often delegated to group legal or internal control teams.

communication_compliance_800Often at best, every employee has to participate in annual e-learning programmes, which for some reason are always scheduled to occur in the middle of the most hectic budgeting season. Meanwhile other communication techniques and methods are ignored.

In order to make your integrity risk management efforts fly, focus on phased behavioural changes instead of a heavy duty e-learning torrent once a year. This is also where communications teams should show their claws.

Talk Like a Person

In order to achieve lasting results, employees need incentives to make many small commitments. Your company’s values and behavioural expectations need to be widely known in your organisation.

I don’t believe in lists of do’s and don’ts. They can easily puzzle the individual. Unstructured threats don’t pay off in the long run.

When communicating compliance issues to employees, use positive and inclusive language and use a style they’re familiar with. Short and repetitive bulletins are much more effective than a one-off torrent of opaque legalese.

Why not also challenge the almighty role of e-mail? Try using electronic bulletin boards, town hall-meetings, newsletters and blogs, Q&A pages, sales booths in meetings, voice casting or any number of novel methods. Good integrity risk communications should emphasise the pleasure related to change and the pain related to old habits.

Make Sure Middle Management Is On Board

Ideally the whole organisation should support the communication of integrity risk issues. Especially the mood-in-the-middle should be beefed up.

The role of middle management in compliance communications is vital. If you don’t get them on board, the message will erode before it reaches the lower levels of your organisation.

Although communications strategy is managed on a c-suite level, integrity risk communications cannot be delegated and siloed in the organisation if you want results. Don’t just focus on existence and volume of integrity risk communications, focus on its quality and make sure you colleagues understand you core messages.

Sami Lindström

 

Soft or Hard Law? – Battling Human Rights Abuses in the Corporate World

Human rights abuses in multinational businesses draw immediate public attention and cause the reputation of the company to take a deep dive. Remember how many years it took for Nike to regain its reputation after their child labor scandal started back in the 1990s?

Regaining lost reputation requires actions in many different fields, the legal arena being one of them. So, what judicial tools are available to battle human rights abuses?

International and National Legislation

As discussed in my previous blog post, international human rights conventions oblige countries to comply with their standards and implement corresponding national legislation. However, this national legislation often only reaches the companies established in that state.

Severe human rights abuses usually occur farther from home in the subsidiaries or supply chains of multinational companies, as was the case with Nike. Given that national legislation doesn’t reach that far, the respect for human rights has traditionally relied on companies’ voluntary commitment to soft law mechanisms, such as international standards and guidelines.

However, now things seem to be changing. Europe is taking steps to introduce hard law measures to spread the corporate veil to cover operations further down multinational supply chains.

The United Kingdom on the Front Line

human rights_kuvituskuvaThe UK introduced the Modern Slavery Act last October. The act obliges companies exceeding a turnover threshold (£36 million) and doing business in the UK to prepare an annual public statement. This statement should cover the actions the company has taken to ensure that slavery and human trafficking are not taking place in its operations. The act requires that the statement is published on the company website with a link in a prominent place on the homepage. The act increases transparency of supply chains regarding possible abuses.

One notable feature of this act is the wide scope of application: all corporations doing a certain amount of business in the UK are obligated to prepare this public statement. Thus, it not only applies to companies incorporated in the UK, but also to those incorporated, for example, elsewhere in Europe, but operating in the UK.

France Tried to Take Things One Step Further

The French parliament introduced the so called Rana Plaza Bill, which aimed to hold French parent companies legally accountable for human rights abuses conducted by their foreign subsidiaries. Multinationals opposed this proposal heavily, saying it would harm their competitiveness. The chosen legislative path was deemed to be too aggressive in the current economic climate, and the proposal was overruled in the Senate. However, the French legislative procedure allows for the reopening of this issue. Thus, this case may not yet be closed.

EU-wide Obligations Upcoming Up

Despite France’s retreat, there is already something more wide-spread on the horizon. The EU Parliament has accepted a directive that obliges large public-interest companies to disclose relevant information on non-financial matters, such as respect for human rights and anticorruption issues. National legislation is to be in place by the end of 2016, and the first obligatory non-financial reports covering the financial year 2017 should see daylight in 2018.

What Should Corporate Executives Make of All This?

My first recommendation is that, if you’re involved in the management of a multinational, you should keep a close eye on this issue, as it is clearly gaining increased attention on the agendas of legislators. The media and various NGOs have worked hard to raise awareness of human rights issues for several years.

The bottom line, however, is this: companies are obliged to obey and respect human rights globally, as these matters should be implemented in respective national constitutions. Thus, it doesn’t really matter whether a specific hard law measure is in use in any given country. Companies simply cannot opt out of human rights in their operations.

Anne Vanhala

 

Kun kaukaloissa kipinöi, oikeusturvalautakunta ratkoo jälkipelit

Useasti juuri urheilun kurinpitoon tai arvokisavalintoihin liittyvät oikeusturvalautakunnan päätökset saavat mediassa huomiota, mutta mikä on urheilun oikeusturvalautakunta ja miksi urheiluliitännäiset asiat päätyvät sinne ratkaistaviksi?

Marraskuussa pelattiin Ilveksen ja Tapparan välinen SM-liigan ottelu, jossa erään pelaajan kyynärpäätaklaus osui toista pelaajaa päähän. Osuman seurauksena taklattu pelaaja loukkaantui.

Taklaaja sai jääkiekon SM-liigan kurinpitoryhmältä yhdeksän ottelun pelikiellon. Lisäksi kurinpitoryhmä totesi, että taklaajalta vähennetään sakkona 15 prosenttia hänen kausipalkastaan SM-liigan ja Pelaajayhdistyksen sopimuksen mukaisesti.

Kurinpitopäätös päätyi urheilun oikeusturvalautakunnan puitavaksi, kuten olemme mediasta saaneet lukea. Rangaistuksen saanut pelaaja vaati, että pelikieltoa alennettaisiin ja että määrätty sakkorangaistus poistettaisiin tai sitä ainakin kohtuullistettaisiin.

Useasti juuri urheilun kurinpitoon tai arvokisavalintoihin liittyvät oikeusturvalautakunnan päätökset saavat mediassa huomiota, mutta mikä on urheilun oikeusturvalautakunta ja miksi urheiluliitännäiset asiat päätyvät sinne ratkaistaviksi?

Lautakunnasta ratkaisuja päätöksiin tyytymättömille

JääkiekkotilanneUrheilun oikeusturvalautakunta on urheilujärjestöjen perustama mutta niistä riippumaton urheiluasioiden muutoksenhakuelin. Se on toiminut vuodesta 1991. Valtakunnallisen liikunta- ja urheiluorganisaatio ry:n Valon jäseninä lajiliitot ovat sitoutuneet urheilun oikeusturvalautakunnalle annettuun toimivaltaan ja noudattamaan sen päätöksiä.

Valittajana voi olla urheilija, muu henkilö tai yhteisö, jonka etuun tai oikeuteen asia vaikuttaa.

Oikeusturvalautakuntaan voi valittaa yhdistyksen päätöksestä, joka koskee

  • erottamista yhdistyksen jäsenyydestä
  • jäsenoikeuksien rajoittamista tai kurinpitotoimia
  • päätöksen sääntöjenvastaisuutta.

Oikeusturvalautakunta voi käsitellä myös

  • liigojen määräämiä kurinpitotoimia, jos liiga on antanut siihen suostumuksensa
  • valituksia, jotka koskevat urheilijan jättämistä valitsematta arvokilpailuihin, jos selkeitä valintakriteereitä ei ole noudatettu tai jos päätös on syrjivä ilman hyväksyttävää syytä
  • Suomen Antidopingtoimikunnan antidopingsäännöstön perusteella tekemiä päätöksiä.

Urheilun oikeusturvalautakuntaan voi siis tuoda myös sellaisia asioita, joita ei voi viedä yleisten tuomioistuinten ratkaistaviksi. Oikeusturvalautakunta ei tosin voi ottaa asiaa käsiteltäväkseen, jos juttu on yleisessä tuomioistuimessa vireillä.

Oikeusturvalautakunnan rooli ei kuitenkaan ole ottaa kantaa urheilulajin sääntöihin. Se ei voi arvioida tuomareiden ratkaisuja, eikä se näin ollen esimerkiksi käsittelisi erotuomarin mainitussa jääkiekko-ottelussa määräämää jäähyä.

Toimivallalla selkeät rajat

Valittajat ovat usein vedonneet kilpailuoikeuteen tai muihin oikeudenaloihin. Lautakunta on kuitenkin pitäytynyt sääntöjensä sille asettamassa toimivallassa. Keskeiset oikeusperiaatteet se kuitenkin aina huomioi ratkaisuissaan: esimerkiksi kurinpitopäätöksissä esiin nousee usein kuulemisen periaate.

Esimerkkitapauksessamme lautakunta ei sääntöjensä puitteissa voinut ottaa kantaa pelaajan työsopimuksen ehtojen pätevyyteen. SM-liiga myös totesi, ettei palkanpidätys ollut osa kurinpitopäätöstä eikä se siksi kuulunut oikeusturvalautakunnan toimivallan piiriin.

Miten sitten esimerkkitapauksessamme kävi?

Oikeusturvalautakunta arvioi, olivatko pelikiellon määräämisen perusteet ja sen pituus kohtuullisia verrattuna aiempaan rangaistuskäytäntöön. Vaikka palkan pidättämiseen ei voitukaan ottaa kantaa, lautakunta arvioi, kuinka paljon sille sekä tapauksen saamalle runsaalle julkisuudelle pitäisi antaa painoarvoa pelikiellon kohtuullisuuden arvioinnissa.

Pelaajan valitus ei tällä kertaa mennyt läpi. Oikeusturvalautakunta katsoi, että rangaistukselle oli liigan kurinpitosääntöjen ja jääkiekon sääntöjen mukaiset perusteet. Myöskään pelikiellosta mahdollisesti aiheutuneet työsopimukseen perustuvat seuraukset tai asian saama julkisuus eivät olleet sellaisia tekijöitä, joiden johdosta pelikielto olisi ollut kohtuuton. Aihetta rangaistuksen lieventämiseen ei siis ollut, ja SM-liigan kurinpitopäätös pysytettiin ennallaan.

Ei vain ammattilaisille vaan kaikille meille

Useasti ajatellaan, että urheilun ammattimaistuminen ja kaupallistuminen ovat tuoneet urheilijan oikeusturvakysymykset uuteen valoon. Näin onkin, ja esimerkiksi arvokisavalinnat tai liigalisenssikysymykset ovat usein niitä ratkaisuja, jotka päätyvät lehtien sivuille.

Myös esimerkkitapauksemme liittyy ammattiurheilijaan. Iso osa oikeusturvalautakunnan käsittelemistä jutuista koskettaa kuitenkin lasten ja nuorten sekä ihan tavallisten urheiluharrastajien, kuten sinun ja minun, oikeuksia. Urheilun oikeusturvalautakunta on osoittautunut tärkeäksi ja toimivaksi foorumiksi urheilun toimijoiden oikeudenmukaisen kohtelun valvojana.

Pia Ek

Pia Ek toimii Urheilun oikeusturvalautakunnan jäsenenä. Tammikuun 2016 alussa alkava neljävuotinen kausi on Pian kolmas perättäinen kausi lautakunnassa.

 

Patentin puolustajan työkalupakki, extended edition: vältä kilpailunrajoitukset

Immateriaalioikeudet, kuten patentit, tavaramerkit ja tekijänoikeudet, ovat monille yrityksille eräitä kriittisimmistä omaisuuseristä ja samalla kilpailuetuja. Siksi yritysten on tunnistettava mahdollisuutensa suojata liiketoiminnassaan syntyviä innovaatioita ja brändejä. Suojaamisen lisäksi yhtä tärkeää on aktiivisesti puolustaa immateriaalioikeuksia loukkaustilanteissa. Kun yrityksesi oikeuksia loukataan, siihen pitää puuttua nopeasti ja tehokkaasti. Näin loukkaaja ei pääse vapaamatkustamaan innovaatioillasi ja vältät myös riskin siitä, että oikeussuoja menetettäisiin toimettomuuden johdosta.

Immateriaalioikeudet ovat kielto-oikeuksia

Laki takaa oikeuden vaatia, että immateriaalioikeuksia loukkaavaa toimintaa ei jatketa tai toisteta. Mikäli väitetty loukkaaja on eri mieltä loukkauskysymyksestä, asian ratkaisee viime kädessä markkinaoikeus. Markkinaoikeus antaa kieltotuomion, joka voidaan panna täytäntöön viranomaistoimin. Akuuteissa loukkaustilanteissa on usein perusteltua hakea oikeudelta turvaamistoimea. Silloin tuomioistuin asettaa väliaikaisen kiellon loukkaavan toiminnan jatkamiselle, kunnes asia on lopullisesti ratkaistu.

Kieltokanteet törmäyskurssilla kilpailuoikeuden kanssa

Immateriaalioikeudet_kuvituskuva_smallIP-juristin työkalupakkiin on vuosien varrella kertynyt myös monia perinteisen IP-juridiikan ulkopuolisia ilmiöitä. Tuoreimpana esimerkkinä on EU:n tuomioistuimen tuore ratkaisu Huawei Technology Co. Ltd v ZTE Deutschland GmbH (C-170/13). Siinä tuomioistuin linjasi yksityiskohtaisesti, millä menettelyllä standardiessentiaalipatentin haltija voi nostaa kieltokanteen oikeudenloukkaajaa kohtaan. Standardiessentiaalipatentit tarkoittavat patentteja, jotka on otettu osaksi standardia ja joiden patentinhaltija on jo antanut sitoumuksen lisensoida patentin kohtuullisin ja syrjimättömin ehdoin (ns. FRAND-ehdot).

Tuomioistuimen mukaan standardiessentiaalin patentin haltijan on ennen kieltokanteen nostamista muun muassa varoitettava oikeudenloukkaajaa ja toimitettava tälle tarjous patenttilisenssistä. Patentin haltija voi nostaa kieltokanteen rikkomatta EU:n kilpailusääntöjä vain, jos loukkaaja ei tee asianmukaista vastatarjousta.

Kyse on puhtaasti kilpailuoikeuden soveltamisesta. Patenttilaissa ei tällaisista kielto-oikeuden rajoituksista ole minkäänlaista mainintaa. Patenttioikeudenkäynti voikin mennä pahasti metsään, ellei jo prosessiin lähdettäessä oteta huomioon myös kilpailuoikeuden vaatimuksia.

Kilpailuviranomaiset aktivoituneet immateriaalioikeusasioissa

Huawei-tapaus koskee ainoastaan standardiessentiaaleja patentteja. Tapauksen oppeja ei siis pidä venyttää koskemaan kaikkia patenttiriitoja. Uskomme kuitenkin, että myös muunlaisista immateriaalioikeusriidoista syntyy jatkossa kilpailuoikeudellista tapauskäytäntöä. Esimerkiksi Euroopan komissio on viime aikoina tutkinut erityisen tarkkaan lääketeollisuudessa käytyjen immateriaalioikeusriitojen päätteeksi tehtyjä sovintosopimuksia ja määrännyt niihin sisältyvistä kilpailunrajoituksista tuntuvia sakkoja.

Vuonna 2014 komissio päivitti teknologian siirtoa koskevia suuntaviivojaan, joissa käsitellään muun muassa IP-riitojen sovintosopimusten kilpailuoikeudellista arviointia. Komissio pitää erityisen epäilyttävänä esimerkiksi sellaista kilpailijoiden välistä IP-riidan sopimista, jossa sovintosopimuksen seurauksena loukkaaja ei tule markkinoille mutta hyötyy sovinnosta muutoin.

Tunnista pelikenttäsi kokonaisvaltaisesti

Esimerkkimme kertovat, että tänä päivänä immateriaalioikeuksien tehokas puolustaminen vaatii prosessin näkemistä aiempaa laajempana kokonaisuutena. Näin vältetään tilanteet, joissa esimerkiksi täysin perusteltu immateriaalioikeuden loukkauskanteen nostaminen tai osapuolten sopima lisenssi- tai sovintosopimus olisikin kilpailuoikeudellisesti moitittava toimenpide. Tämä oikeudenalojen fuusioituminen tuo varmasti lisää mielenkiintoisia tilanteita pohdittavaksi sekä meille asianajajille että inhouse-juristeille jatkossakin.

Sakari Salonen

Mikko Huimala

 

Miten selviydyt kilpailuviranomaisen yllätystarkastuksesta?

Tiistaiaamuna kello 9.04 puhelimesi soi. Kilpailu- ja kuluttajaviraston (KKV) tarkastajat ovat saapuneet yrityksesi vastaanottoon ja haluavat tavata sinut välittömästi suorittaakseen yllätystarkastuksen eli ”dawn raidin”.

Kilpailuviranomainen ei ilmoita ennalta yllätystarkastuksistaan. Tyypillinen ajankohta on aamunkoitteessa ja useimmiten alkuviikosta. Yllätystarkastus voidaan tehdä yhtiön toimitilojen lisäksi myös muihin tiloihin, kuten esimerkiksi työntekijän kotiin tai kesämökille.

Ihmettelet, mistä oikein on kysymys. KKV:n tarkastajat kertovat, että heillä on toimivalta suorittaa yllätystarkastuksia missä tahansa yhtiössä selvittääkseen, onko kilpailusääntöjä rikottu. Tarkastus voi johtua esimerkiksi siitä, että asiakkaasi tai kilpailijasi on tehnyt yhtiösi toiminnasta toimenpidepyynnön tai antanut nimettömän vihjeen.

TarkastuskuvaMitä tarkastuksella tapahtuu?

Pyydät tarkastajia odottamaan asianajajaa, joka kertoi puhelimessa saapuvansa paikalle tunnin sisällä. Tarkastajat eivät kuitenkaan suostu odottamaan vaan ilmoittavat aloittavansa tarkastuksen välittömästi.

Suostut vaatimukseen, koska muistat kilpailuoikeuskoulutuksesta, että jo tarkastuksen viivyttäminen tai estäminen voi johtaa sakkoihin. Ohjaat tarkastajat vapaaseen neuvotteluhuoneeseen.

Esimerkki: Yhtiö kieltäytyi päästämästä tarkastajia yhtiön toimitiloihin ennen asianajajien saapumista. Tarkastajat joutuivat odottamaan tarkastuksen aloittamista 47 minuuttia. Yhtiölle määrättiin tarkastuksen viivyttämisestä 1,7 miljoonan euron sakot (36 170,21 euroa per odotusminuutti).

Seuraavaksi tarkastajat pyytävät sinua ottamaan yhteyttä nimeämiinsä henkilöihin tarkastaakseen heidän huoneensa ja tietokoneensa. KKV:lla on hyvin laajat oikeudet tutkia yhtiön henkilöstön työhuoneita sekä niissä olevia asiakirjoja ja laitteita. Tarkastajilla ei kuitenkaan ole oikeutta tutkia yhtiön ja sen asianajajan välistä kirjeenvaihtoa. Asianajajasi osaa huolehtia siitä, että KKV jättää tällaiset asiakirjat tarkastuksen ulkopuolelle.

Infolaatikko KVV:n oikeuksista

Voiko KKV sinetöidä tiloja?

KKV ei ehdi suorittaa tarkastusta loppuun päivän aikana, vaan ilmoittaa jatkavansa sitä seuraavana aamuna. Päivän päätteeksi tarkastajat sinetöivät tarkastuksen kohteena olevien henkilöiden työhuoneet ja muistuttavat, ettei sinettiä saa missään olosuhteissa rikkoa.

Seuraavana aamuna saavut töihin hyvissä ajoin ja huomaat, että toimitusjohtajan työhuoneen sinetti on rikottu. Epäilet, että siivooja on erehdyksessä avannut oven huomaamatta oveen kiinnitettyä varoitustekstiä.

Tarkastajat saapuvat paikalle, ja selität heille tilanteen. Tarkastajat eivät kuitenkaan usko selitystäsi vaan sanovat kuulleensa saman tarinan ennenkin. He toteavat, että yhtiöllesi määrätään sakkoja sinetin rikkomisesta.

Mitä KKV saa kysyä haastattelussa?

Toisena tarkastuspäivänä tarkastajat haluavat haastatella sinua. Haastattelussa tarkastajat kysyvät, keitä kilpailijoiden edustajia olet tavannut ja milloin. Kerrot heille asiasta avoimesti.

Tämän jälkeen tarkastajat tiedustelevat sinulta erään tapaamisen sisältöä ja kysyvät, mitä olette tapaamisessa sopineet. Vastaat ympäripyöreästi, sillä et muista kaikkea. Tarkastajat eivät tyydy vastaukseesi vaan kysyvät, sovitteko kilpailijan kanssa hinnoista. Tällaista kysymystä tarkastajat eivät kuitenkaan saa esittää, ja asianajajasi huomauttaa heille siitä.

Miten asian käsittely jatkuu?

Tarkastuksen päätyttyä KKV kiittää hyvästä yhteistyöstä ja kertoo palaavansa asiaan myöhemmin tutkittuaan kopioimansa aineiston. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että KKV voi lähettää yhtiöllesi selvityspyyntöjä ja lopulta joko poistaa asian käsittelystä tai tehdä markkinaoikeudelle esityksen sakkojen määräämisestä.

Vaikka KKV:n tarkastus voi olla aiheeton, viimeistään tarkastuksen jälkeen on hyvä varmistaa yhtiön compliance-oppaan ajantasaisuus ja henkilöstön kilpailuoikeudellinen osaaminen.

Muistilista tarkastuksen varalle:

  1. Soita yhtiösi lakimiehelle ja asianajajalle.
  2. Pyydä tarkastajia odottamaan lakimiehen ja asianajajan saapumista, mutta muista, että tarkastajat voivat halutessaan aloittaa tarkastuksen välittömästi.
  3. Järjestä tarkastajille neuvotteluhuone.
  4. Toimi hyvässä yhteistyössä tarkastajien kanssa.
  5. Anna asianajajan hoitaa vaikeat tilanteet.
  6. Älä puhu tarkastuksesta muille henkilöille.
  7. Pidä yhtiösi compliance-opas jatkuvasti ajan tasalla ja kouluta henkilöstöäsi säännöllisesti.

 

Kiti Karvinen
Susanna Kärkelä

Näin teet hyvän toimitusjohtajasopimuksen – 5 tärkeää kohtaa

Toimitusjohtaja on yksi osakeyhtiön tärkeimmistä henkilöistä. Toimitusjohtajasopimusta onkin syytä miettiä tarkasti. Edistääkö sopimus yhtiön intressejä ja strategisia tavoitteita? Onko siinä huomioitu perusteellisesti tulevaisuuden haasteet ja riskit?

Osakeyhtiön toimitusjohtaja ei ole työntekijä vaan yhtiön toimielin. Siten toimitusjohtajaan ei lähtökohtaisesti sovelleta työlainsäädäntöä, kuten työsopimus-, työaika- tai vuosilomalakia. Tämä merkitsee laajaa sopimusvapautta, mutta luo myös painetta sopia seikkaperäisesti jokaisesta toimisuhteen yksityiskohdasta.

Hyvästä toimitusjohtajasopimuksesta on mahdotonta antaa kattavaa malliesimerkkiä, koska yhtiön toimiala ja tarpeet vaikuttavat sopimuksen sisältöön merkittävästi. Listasimme kuitenkin viisi kohtaa, joihin ainakin kannattaa kiinnittää huomiota, kun laadit osakeyhtiön toimitusjohtajasopimusta.

1. Määrittele asema ja vastuualueet huolellisesti

Toimitusjohtaja on osakeyhtiön operatiivinen johtaja, jonka tehtävät ja vastuualueet on määritelty osakeyhtiölaissa. Tarkempia määräyksiä toimitusjohtajan tehtävistä voi sisältyä myös yhtiöjärjestykseen.

Hanni_Airaksinen_kuvitus_300pxKäytännössä toimitusjohtajan rooli, vastuut ja tehtävät vaihtelevat eri yhtiöissä paljon. Siksi ne tulisikin määritellä tarkasti myös toimitusjohtajasopimuksessa. Roolin perusteellinen määrittely korostuu erityisesti silloin, jos toimitusjohtajan toimivalta tai tehtävät poikkeavat joltain osin osakeyhtiölain säännöksistä

Erimielisyystilanteita voi aiheutua esimerkiksi silloin, jos työnjaosta toimitusjohtajan ja hallituksen tai hallituksen puheenjohtajan välillä on epäselvyyttä. Toimitusjohtajan toimivallan rajoituksista ja raportointivelvollisuuden laajuudesta on tärkeää sopia: raportoiko toimitusjohtaja hallitukselle vai hallituksen puheenjohtajalle, mistä seikoista, kuinka usein ja millä tavoin.

2. Motivoi selkeällä palkitsemisjärjestelmällä

Toimitusjohtajan palkitseminen voi koostua monesta eri osasta: kuukausipalkasta, luontoiseduista, bonuksista tai muusta tulospalkkiosta, osakeomistuksista tai -optioista sekä eläke-eduista. Se, mistä palikoista palkitseminen lopulta koostuu, on puhtaasti sopimuskysymys.

Osa toimitusjohtajan palkasta voi koostua kannustinjärjestelmään perustuvasta muuttuvasta palkkiosta, joka sidotaan esimerkiksi osakeyhtiön hallituksen vuosittain määrittelemiin tulostavoitteisiin tai toimitusjohtajan henkilökohtaisiin tavoitteisiin. Kannustinjärjestelmän on hyvä olla määräaikainen. Lisäksi yhtiön kannattaa varata oikeus muuttaa sitä, jos esimerkiksi yhtiön taloudellinen tilanne muuttuu.

3. Suojaa ammatti- ja liikesalaisuudet

Toimitusjohtaja saa tietoonsa paljon yhtiön ammatti- ja liikesalaisuuksia sekä muita luottamuksellisia tietoja. Salassapitolauseke onkin yksi toimitusjohtajasopimuksen keskeisimmistä lausekkeista. Salassapitovelvollisuuden on suositeltavaa sopia jatkuvan ilman aikarajoitusta myös toimitusjohtajan toimisuhteen päättymisen jälkeen.

Osakeyhtiön kannalta on keskeistä, ettei toimitusjohtaja ryhdy toimikautensa aikana tai välittömästi sen päätyttyä yhtiölle haitalliseen kilpailevaan toimintaan eikä houkuttele yhtiölle keskeisiä työntekijöitä tai asiakkaita mukaansa. Sopimukseen kannattaakin ottaa ehto, jonka mukaan kilpailu- ja houkuttelukielto jatkuu tietyn ajan myös toimisuhteen päättymisen jälkeen. Koska työsopimuslain rajoitukset kilpailukiellon kestosta eivät sovellu toimitusjohtajaan, kilpailukiellon kestosta voidaan sopia vapaammin kuin työsuhteissa.

Näiden velvollisuuksien ja kieltojen noudattamisen tehosteeksi yhtiö ja toimitusjohtaja voivat sopia myös sopimussakosta. Sopimussakon etuna on, että se lankeaa suoraan sopimusrikkomuksen perusteella: näyttöä aiheutuneesta vahingosta ei siis tarvitse esittää. Esimerkiksi kilpailevan toiminnan harjoittamisesta aiheutuvaa rahallista menetystä voi toisinaan olla erittäin vaikeaa arvioida.

4. Ennakoi erotilanne

Toimitusjohtajan erosta ei ole laissa erillisiä säännöksiä: ellei toisin sovita, osakeyhtiön hallituksen on mahdollista erottaa toimitusjohtaja periaatteessa milloin tahansa ja ilman korvausta. Toimitusjohtajan irtisanomisajasta ja erokorvauksesta sopimalla voit kompensoida puuttuvan irtisanomissuojan lisäksi sovituista toimisuhteen jälkeisistä rajoituksista aiheutuvaa haittaa.

Toimitusjohtajasopimuksessa on hyvä erikseen sopia toimitusjohtajan oikeudesta sovittuihin palkkioihin ja etuuksiin siinä tilanteessa, että toimisuhde aikanaan päättyy. Erokorvauksesta sovittaessa on puolestaan oleellista yksilöidä tarkoin ne tilanteet, jolloin toimitusjohtajalla on korvaukseen oikeus. Voitte esimerkiksi sopia, että erokorvauksen maksaminen edellyttää sitä, että sopimus päättyy yhtiöstä johtuvasta syystä.

5. Sovi, miten erimielisyydet ratkaistaan

Hyvinkin laaditusta sopimuksesta voi aiheutua erimielisyyksiä, etenkin erotilanteessa. Sovi siis jo etukäteen, kuinka ratkaisette mahdolliset erimielisyydet. Myös oikeudenkäynnin paikasta ja lainvalinnasta voidaan sopia.

Riidat sovitaan ratkaistavaksi usein joko tietyssä yleisessä tuomioistuimessa tai välimiesmenettelyssä. Välimiesmenettelyn kustannukset voivat olla tuomioistuinmenettelyä korkeammat, mutta prosessi on nopeampi eikä se ole tuomioistuinmenettelyn tapaan julkinen.

Huolellinen sopiminen kannattaa

Sopimus, jossa vastuut ja velvollisuudet on ilmaistu selkeästi, vähentää myöhempien erimielisyyksien riskiä ja vahvistaa siten luottamusta osapuolten välillä. Keskittyminen olennaiseen eli yhtiön kilpailukyvyn ylläpitämiseen ja tuloksen parantamiseen on huomattavasti helpompaa, kun pelisäännöt taustalla ovat alusta alkaen kaikille selvät.

Henna Airaksinen
Mikko Hanni

The End of Quarterly Capitalism in Finland?

As of Thursday this week, Finnish law no longer requires listed companies to publish quarterly reports. Only annual accounts and half-yearly reports are mandatory. Is this now the end of quarterly capitalism in Finland? I’m afraid not.

This seismic shift in the binding periodic disclosure requirements stems from a 2013 amendment to the EU Transparency Directive. It was intended to put an end to short-term pressure on issuers and ‘to encourage sustainable value creation and long-term oriented investment strategy’.

Quarterly reporting remains an option that listed companies may freely choose. Given that quarterly reporting periods have been broadly criticised for creating short-termism, one could expect listed companies to flock to escape the chains of quarterly disclosures.

In reality, Finnish listed companies seem to not be planning to abandon Q1 and Q3 reports in any significant numbers. On the contrary, when reading the financial calendars published for 2016, most companies seem to be determined to continue to sequence the year in four reporting periods.

More Communication, Not Less

Periodic disclosures meet the investors’ and stakeholders’ needs to receive updated and concise information regarding the company at a tolerable frequency. Against the backdrop of increasing digitalisation, automation and a more real-time economy, listed companies are feeling the pressure to communicate with the market more rather than less.

shutterstock_35445577In this digitalised reality, many of the listed companies I have been in contact with feel that investor expectations would not permit cutting the number periodic disclosures by half. Furthermore, it seems that there are large markets in Europe that do not intend to allow semi-annual reporting even if it is the main driver of the EU directive. The fear is that the market would punish more opaque companies through share value.

Creditors Still Have Their Say

A second valid reason to keep to quarterly reporting is that the requirement is embedded as a binding clause in the loan contracts of many companies. The creditors may, for example, review the financial covenants on a quarterly basis against reports that the company must produce. If you must provide a quarterly report to your financiers anyway, then it is natural that you would also provide it to the market in general.

And it isn’t that you could wind up or reduce your IFRS financial reporting resources with more lax reporting periods. A company must continuously monitor its financial performance and warn the market if its performance either exceeds or fails to reach the guidance or general expectations.

It seems that semi-annual reporting is a realistic option primarily for smaller companies listing for the first time. My take is that quarterly capitalism will not be abolished through regulatory measures, but instead, we are actually moving towards an even more real-time economy.

Janne Lauha

PS: From Thursday onwards, the threshold for a prospectus will also rise from current EUR 1.5 million offerings to EUR 2.5 million, and the flagging rules will change significantly.